Секретарь - делопроизводитель

Описание

Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники. Получать от подразделений или исполнителей необходимую руководителю информацию, вызывать по его поручению работников. Использовать вычислительную и организационную технику, как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия. Подготавливать документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе. Выполнять печать документов с рукописных и печатных оригиналов на ПЭВМ. Выполнять на ПЭВМ записи, сделанные на магнитных носителях (с применением диктофонов, магнитофонов) или печатает под диктовку. Выполнять печатные работы, соблюдая правила орфографии и пунктуации, а также стандарты и унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Соблюдать правила эксплуатации вычислительной и организационной техники. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Обязанности

Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников. Передавать и принимать информацию по приемо-переговорным устройствам. Организовывать телефонные переговоры директора, принимает и передает телефонограммы, печатает их и подает на подпись для ознакомления, принятия решений; записывать в отсутствие директора принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществлять подготовку необходимых документов, принимать и регистрировать корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно справочное обслуживание и хранение документной информации. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение. Передавать корреспонденцию после её рассмотрения руководителем предприятия в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимать документы на подпись руководителя и личные заявления трудящихся, содействовать в оперативности их рассмотрения. Организовывать прием посетителей проявляя при этом тактичность и внимание к ним. Печатать для предприятия различные материалы, соблюдая правила орфографии и пунктуации, а также стандарты и унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Регистрировать и отправлять ответы на письма, запросы. Формировать дела в соответствии с утвержденными правилами, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив. Создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя.