Бизнес-ассистент

Описание

Бизнес-ассистент / координатор исполнения

Мы стабильная компания с амбициозными планами и дружной командой профессионалов. У нас ценят качество, инициативу и инновации. Ты будешь работать над важными проектами, которые меняют облик страны и делают ее лучше.

ООО Терра-Ток инженерия, которая вдохновляет!

Примечание:

Это не секретарская позиция. Мы ищем профессионала, который будет отвечать за поддержание управленческих ритмов компании:

• фиксировать и структурировать принятые решения,
• контролировать их исполнение,
• обеспечивать дисциплину в проведении встреч, постановке задач и подготовке отчетности.

Что вас ждет:

Управленческие ритмы и административная дисциплина

• Организация и контроль регулярных управленческих процедур: планерки, статус-встречи, 1:1, отчётность.
• Контроль соблюдения ритма: чтобы встречи и отчеты не переносились системно, а обязательные процедуры реально выполнялись.
• Подготовка повесток совместно с руководителями и/или собственником, сбор входных данных к встречам.
• Фиксация итогов встреч: решения, договоренности, задачи, ответственные, сроки.

Постановка задач и контроль исполнения

• Заведение задач по итогам встреч и управленческих решений, назначение ответственных и сроков.
• Мониторинг исполнения: контроль дедлайнов, обновления статусов, выявление просрочек и зависимостей.
• Организация регулярного разбора хвостов : что просрочено, почему, какие действия нужны, кто владелец.
• Поддержание прозрачности портфеля задач для собственника и руководителей: что реально сделано, что блокирует, что требует решения.

План-факт и управленческая отчетность собственнику

• Сбор план-факт данных по ключевым направлениям (в согласованном формате) и контроль регулярности предоставления информации.
• Подготовка сводок собственнику:
  • ежедневно оперативная картина: ключевые задачи/блокеры/риски/просрочки;
  • еженедельно статус выполнения, дисциплина руководителей, прогресс по ключевым инициативам;
  • ежемесячно итоги периода, динамика, отклонения план-факт, системные проблемы и предложения.
• Фиксация причин отклонений и контроль, чтобы назначались корректирующие действия (ответственный/срок).

Стандарты управленческой рутины

• Доработка и формализация недостающих элементов: шаблоны повесток, протоколов, форм отчетности, чек-листы встреч, правила ведения задач.
• Обеспечение единого формата отчетности.
• Поддержание материалов в актуальном состоянии.

Координация проектов и изменений (координация исполнения)

• Сопровождение инициатив и изменений: сбор статусов, фиксация задач, контроль сроков и зависимостей.
• Организация статус-встреч по проектам/инициативам, фиксация итогов и контроль выполнения договоренностей.
• Подсветка проблем в процессах/исполнении собственнику и руководителям; при необходимости.

Почему мы?

• Развивающаяся командная атмосфера: Мы стремимся создать среду, в которой каждый член команды может стать экспертом.
• Акцент на человеческие отношения: Множество возможностей для общения и взаимодействия с коллегами, что помогает создать комфортную и дружественную рабочую обстановку.
• Саморазвитие: Широкий спектр обучающих программ, тренингов и менторских сессий, способствующих профессиональному и личностному росту сотрудников, включая доступ к онлайн-курсам и обучающим программам.
• Профессиональное развитие: Мы ценим наших сотрудников и предлагаем возможности для их карьерного роста и развития.
• Команда единомышленников: Мы создаем сплоченное сообщество, где каждый член команды ценится за свой вклад и творческий подход.

Эта работа подойдет тем, кто:

• Имеет сильные административные навыки и умеет держать ритм организации.
• Умеет структурировать информацию и задачи.
• Способен требовать исполнения процедур спокойно, системно и настойчиво.
• Любит порядок, прозрачность и доведение планов до конца.

Что мы ожидаем от кандидата:

• Опыт работы бизнес-ассистентом, операционным координатором, project assistant / PMO, офис-менеджером с сильной функцией контроля исполнения (или аналогичный опыт).
• Высокая административная дисциплина: планирование, контроль, напоминания, умение вести несколько потоков задач.
• Умение работать с задачами и статусами: постановка, контроль, фиксация договоренностей, ведение протоколов.
• Навыки коммуникации с руководителями: требовательность + корректность, умение дожимать до результата.
• Системность, внимательность к деталям, стрессоустойчивость, ориентация на результат.

Мы предлагаем:

• Зарплата от 110.000 на руки достойное вознаграждение за твой профессионализм.
• Локация: Екатеринбург, ул. Тургенева, 26А (метро Динамо) удобный и современный офис в центре города.
• График: 5/2, с 09:00 до 18:00 стабильный рабочий день без переработок.

Навыки и компетенции:

• Организация управленческих ритмов (планерки, 1:1, статус-встречи, отчётность);
• Ведение протоколов, фиксация решений и договоренностей;
• Постановка задач, контроль исполнения, управление сроками и статусами;
• План-факт контроль и подготовка управленческих сводок;
• Координация проектов и изменений (роль координатора исполнения);
• Системность, требовательность, внимательность, ориентация на результат.