Ассистент руководителя

Описание

Помощник генерального директора требуется в юридическую компанию, которая работает в сфере интеллектуальной собственности. Основной упор на помощь ГД в операционной деятельности (организация, контроль, управление).

Задачи:

• Работа с документами (до 20% времени):

-аккуратное хранение и структурирование должностных инструкций, положений, стратегических документов; -контроль наличия подписанных версий.

• Сопровождение договоров с ТОП-20 клиентами, которых лично ведет ГД, без продаж, именно администрирование договоренностей:

- проверка клиентского договора на ошибки - выставление Актов, Счетов - работа с цифрами

• Ведение календаря руководителя: планирование встреч с топ-клиентами, руководителями, партнёрами
• Организация встреч: приглашения, напоминания, ссылки/комнаты. Сбор и подготовка материалов к встрече
• Протоколирование ключевых встреч: фиксация принятых решений и задач (кто, что, к какому сроку), занесение в CRM
• Базовая деловая переписка от имени генерального директора
• Подготовка презентаций по текстам ГД для демонстрации на собраниях
• Еженедельный контроль исполнения поручений ГД сотрудниками компании:

-напоминание ответственным; -обновление статусов задач; -формирование краткого отчёта для ГД: что сделано, что горит, где блоки; -подсветка просрочек и рисков.

• Ведение базовых таблиц и дешбордов
• Организация командировок, выездных встреч, участия в мероприятиях (билеты, гостиницы, регистрация, логистика).

Требования:

- Высшее образование . Желательно юриспруденция, менеджмент, экономика, бизнес-администрирование, управление проектами

- Опыт работы от 2х лет в одной из ролей: ассистент/помощник руководителя, координатор проектов, менеджер по операционной/коммерческой поддержке

-Организация и дисциплина:

• Пунктуальность
• Честность способность быстро признаться в ошибках и совместно с командой их исправить
• Жёсткая личная организованность, умение системно работать с задачами и сроками, внимательность, умение работать в многозадачности
• Способность навязывать другим дисциплину мягко, но настойчиво (напоминания, дожим, доведение до результата).

-Коммуникация

• Грамотная устная и письменная речь (русский язык), без стилистического хаоса
• Умение чётко задавать вопросы и структурировать запросы к руководителям и сотрудникам. Знание постановки задач по SMART (либо способность быстро в этом разобраться)
• Инициативность в рамках поля: не молча фиксировать хаос, а предлагать, как это структурировать (формы, шаблоны, регулярные отчёты).

-Технологии и инструменты

• Опыт работы в Bitrix или похожих CRM
• Уверенное владение Excel /Google Sheets: сводные таблицы, фильтры, простые формулы, базовая отчётность
• Уверенное владение Word /Google Docs и презентациями (PowerPoint/Google Slides)
• Умение быстро выжимать главное из больших переписок/документов и превращать это в краткие сводки
• Умение правильно работать с ИИ
• Знание базовых понятий в договорной работе , взаимодействия с клиентом, P&L, выручка, маржа, KPI.

Условия:

-Официальное трудоустройство, белая заработная плата

-Работа в крупной компании с т.з. бизнеса, но в компактной команде (30 сотрудников). Компания работает с клиентами Газпром, Северсталь, Росатом, Татнефть и другими топовыми компаниями РФ.

-Возможность видеть результат своей деятельности. Реальная помощь ГД в операционных вопросах. Только профессиональный задачи

-Возможность расти

-Активный коллектив, нет токсичных сотрудников, доброжелательная атмосфера

-Уютный офис, кухня и кофе

-Возможность после испытательного срока работать в гибридном графике.

-ДМС

-Уровень заработной платы обсуждаем индивидуально, все зависит от опыта и реальных компетенций