Ведущий специалист

Описание

- Организовывать работу приемной руководителя управления.

- Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя управления.

- Планировать рабочий день руководителя управления: разрабатывать и согласовывать график проведения встреч, визитов, звонков, приемов, видеоконференций и иных действий.

- Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя управления.

- Вести делопроизводство приемной руководителя управления, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

- Принимать от делопроизводителей/ должностных лиц отдела управления делами поступающую на рассмотрение руководителя управления корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в подразделения или конкретным исполнителям для подготовки ответов, использования в процессе работы.

- Принимать документы и личные заявления на подпись руководителю управления.

- Следить за своевременным рассмотрением и представлением подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю управления на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

- Организовывать проведение видеоконференций, телефонных переговоров руководителя управления, записывать в его отсутствие полученную информацию и своевременно доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно переговорным устройствам, а также телефонограммы.

- По поручению руководителя управления составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

- Печатать по указанию руководителя управления служебные материалы, необходимые для его работы, вводить текущую информацию в базы данных.

- Выполнять работу по подготовке заседаний, встреч и совещаний, проводимых руководителем управления, вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

- Осуществлять контроль исполнения работниками изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения сроков выполнения.

- Производить запись посетителей на личный прием к руководителю управления, организовывать их прием, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

- Обеспечивать рабочее место руководителя управления необходимыми техническими средствами, оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

- Выполнять служебные поручения руководителя управления.

Требования:

Должен знать:

- прикладные программные продукты для автоматизации процесса (1С СЭД) .

- стандарты унифицированной системы организационно распорядительной документации;

- организацию и ведение делопроизводства;

- методы оформления и обработки документов;

- основы этики и эстетики;

- нормы делового общения, ведения деловой переписки;

- правила русской орфографии и пунктуации;

- основы электронного документооборота;

- порядок систематизации, учета и ведения внутренней документации с использованием современных информационных технологий;

- основы экономики, организации труда, производства и управления;

- средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.

Уверенный пользователь ПК. Знание офисных программ MS Offis, Excel, СЭД. Умение работать с орг. техникой (сканер, копир, факс, мини АТС).