Ассистент/координатор отдела продаж

Описание

Мы команда проекта Счастье в деятельности . Помогаем предпринимателям, топ-менеджерам и их командам запускать трансформации: достигать высоких бизнес-результатов через усиление лидерства и создание культуры, в которой хочется работать.

Сейчас мы усиливаем операционный контур отдела продаж и ищем ассистента (Sales Ops): человека, который создаёт порядок, скорость и прозрачность в сопровождении сделок. Того, на ком держится документальный контур продаж от исходных данных и договоров до подписанных закрывающих.

В этой роли важно: чтобы путь сделки от договорённостей до подписанных документов был быстрым и спокойным без провисаний и лишних кругов согласования.

Основные задачи:

1. Документальное сопровождение сделок end-to-end

• Сбор исходных данных по сделке: реквизиты, подписанты, условия, сроки, формат подписания, требования клиента.

• Подготовка документов по утверждённым шаблонам: КП, договор, доп. соглашения.

• Организация согласования: фиксация правок, сбор вопросов, передача юристу только нестандартных/рисковых кейсов, контроль возвращения правок в срок.

• Контроль подписания (ЭДО/сканы/оригиналы), ведение статусов и напоминаний.

• Подготовка счетов и инициирование закрывающих документов, контроль отправки/подписания, формирование комплекта документов и архива.

• Внесение в amoCRM информации о подготовленных документах и их статусе.

2. Координация взаимодействия с юристом и бухгалтерией

• Единая точка входа для задач по документам со стороны отдела продаж.

• Ведение реестра сделок и документов: статус, ответственный, срок, следующий шаг.

• Контроль сроков и качество передачи информации между участниками процесса.

3. Клиентская координация в процессе сделки (операционная, без продаж)

• Создание и ведение рабочих чатов по сделке (клиент / консультант / команда) по согласованным правилам коммуникации.

• Координация встреч: сбор доступностей, организация слотов, отправка приглашений, подтверждение участия.

• Операционные фоллоуапы по итогам встреч: фиксация договорённостей, следующий шаг, сроки и ответственные (по шаблону).

• Администрирование брифов: отправка клиенту, сбор ответов/вводных, структурирование материалов и передача консультанту.

• При наличии записей организация расшифровки и подготовка краткого саммари по шаблону (контекст договорённости следующий шаг риски/вопросы).

• любит доводить до конца и получает удовлетворение от того, что процесс работает ровно и предсказуемо;

• сочетает внимательность и темп: делает аккуратно и в срок без затягивания и без необходимости переделывать.

• комфортно координирует нескольких участников (менеджер, клиент, консультант, юрист, бухгалтер), держит сроки и фиксирует договорённости;

• держит коммуникацию уважительно и чётко : без лишнего давления, но с ясными ожиданиями, дедлайнами и следующим шагом;

Что нам важно:

• Опыт в B2B-документообороте от 1 года (договоры/ДС/счета/акты/УПД).

• Готовность работать в amoCRM.

• Опыт с ЭДО (Диадок, СБИС и др.).

• Базовое понимание первичных документов и взаимодействия с бухгалтерией.

• Опыт в роли координатора продаж / sales ops / аккаунт-координатора / бэк-офиса продаж.

Что мы предлагаем

• Роль с понятной ответственностью и заметным влиянием на скорость сделок и качество клиентского пути.

• Чёткий процесс и шаблоны, поддержка юриста и бухгалтера как второй линии.

• Уважительная коммуникация и адекватный рабочий ритм.

• Удалённый формат работы.

• Условия и уровень оплаты по итогам интервью (ориентируемся на рынок и ваш опыт).